Biura dla sektora publicznego a praca hybrydowa – jak zmienia się projektowanie i koszty powierzchni biurowych?

Zmieniające się potrzeby użytkowników sprawiają, że projektowanie biura dla sektora publicznego staje się znacznie bardziej złożonym procesem niż jeszcze kilka lat temu. Dziś liczy się nie tylko metraż, ale także funkcjonalność, elastyczność oraz możliwość dostosowania przestrzeni do zmieniającego się modelu pracy.

Zachęcamy do lektury artykułu autorstwa eksertów Coldwell Banker Commercial Poland: Wojciecha Zebury, Senior Director, Tenant Representation, Head of Public, Wojciecha Krupy, Workplace & Change Management Director oraz Marleny Dubińskiej, Research & Advisory Manager.

Biura dla sektora publicznego a praca hybrydowa

Sektor publiczny od lat kojarzony był z tradycyjnym modelem organizacji pracy – indywidualnymi gabinetami, stałymi stanowiskami oraz biurami projektowanymi z myślą o codziennej obecności wszystkich pracowników. Jednak podobnie jak w sektorze prywatnym, również niektóre jednostki administracji publicznej przechodzą proces zmian związanych ugruntowaną już popularyzacją pracy hybrydowej oraz z cyfryzacją, digitalizacją dokumentów oraz rozwojem nowoczesnych technologii. Coraz częściej instytucje  analizują, jak efektywniej wykorzystywać zajmowaną powierzchnię, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo danych, komfort pracy oraz odpowiednią obsługę obywateli.

Praca hybrydowa dociera również do administracji publicznej

Choć sektor publiczny przez długi czas był postrzegany jako mniej podatny na zmiany organizacyjne, pandemia COVID-19 pokazała, że wiele zadań administracyjnych może być wykonywanych również poza siedzibą urzędu. W efekcie część instytucji zdecydowała się na wprowadzenie pracy hybrydowej dla wybranych stanowisk.

Nie oznacza to oczywiście, że wszystkie urzędy mogą funkcjonować w taki sposób. Wiele jednostek nadal wymaga codziennej obecności pracowników z uwagi na charakter wykonywanych obowiązków, obsługę mieszkańców, dostęp do dokumentów papierowych czy konieczność pracy z informacjami niejawnymi. Jednak tam, gdzie charakter pracy na to pozwala, model hybrydowy zaczyna wpływać na sposób planowania powierzchni biurowej.

Zmniejszenie liczby osób przebywających jednocześnie w biurze otwiera możliwość bardziej efektywnego wykorzystania dostępnego metrażu.

Nowoczesne biuro dla sektora publicznego zaczyna wyglądać inaczej niż jeszcze kilka lat temu

Praca hybrydowa zmienia nie tylko liczbę wykorzystywanych stanowisk pracy, ale również ich charakter. Coraz częściej instytucje odchodzą w wybranym zakresie od sztywnego przypisywania jednego biurka do jednego pracownika i analizuje możliwość wprowadzenia współdzielonych stanowisk tam, gdzie jest to organizacyjnie uzasadnione. I tak oprócz układu stricte gabinetowego w projektowanym przestrzeniach biurowych pojawiają się przestrzenie otwarte współdzielone przez pracowników urzędu.

Jednocześnie rośnie znaczenie przestrzeni uzupełniających . Zamiast zwiększać liczbę indywidualnych pokoi, projektanci coraz częściej uwzględniają:

• sale spotkań o różnej wielkości dostępne dla poszczególnych departamentów,
• miejsca do pracy projektowej,
• przestrzenie nieformalne sprzyjające wymianie informacji.

Takie rozwiązania pozwalają lepiej wykorzystać powierzchnię oraz dostosować ją do rzeczywistych potrzeb pracowników.

Efektywne wykorzystanie powierzchni oznacza niższe koszty

Jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za zmianą sposobu projektowania biur jest możliwość ograniczenia kosztów najmu, co przy instytucjach zapewniających miejsca pracy dla kilkuset osób, może znacząco wpłynąć na optymalizację finansów publicznych

Jeżeli część pracowników wykonuje obowiązki zdalnie przez kilka dni w tygodniu, utrzymywanie pustych stanowisk pracy przez większość czasu przestaje być ekonomicznie uzasadnione. Jeżeli model hybrydowy w wymiarze 2:3 stosuje co najmniej jedna trzecia pracowników danej instytucji, jest to przesłanką do trwałego wprowadzenia przestrzeni współdzielonych, przy jednoczesnym zastosowaniu zasady czystych biurek. 

Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń może pozwolić na zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię nawet o kilkanaście, a w niektórych przypadkach o kilkadziesiąt procent. To z kolei przekłada się na niższe koszty najmu, eksploatacji, sprzątania, energii czy utrzymania infrastruktury technicznej. Dla porównania, w układzie gabinetowym przyjmuje się około 15-23 mkw. powierzchni na jedno stanowisko pracy, łącznie z korytarzami i powierzchniami wspólnymi piętra. W układzie mieszanym lub projektowym zapotrzebowanie może wynosić około 10-14 mkw. na stanowisko. Ostateczna wartość zależy jednak od specyfiki organizacji, sposobu pracy oraz funkcji, jakie ma pełnić przestrzeń biurowa. 

Dla sektora publicznego, który odpowiada za racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi, efektywne zarządzanie powierzchnią biurową nabiera szczególnego znaczenia, otwierając jednocześnie możliwość spojrzenia na budynki o lepszym standardzie  w centralnych lokalizacjach.

Nie każda instytucja może w pełni wykorzystać potencjał pracy hybrydowej

Pomimo licznych korzyści, nie wszystkie urzędy mogą wdrożyć nowoczesne modele organizacji pracy w takim samym zakresie.

Istnieją jednostki administracji, które nie praktykują szeroko pracy hybrydowej oraz przetwarzają informacje niejawne, dane osobowe lub dokumentację wymagającą szczególnego poziomu zabezpieczeń. 

Podobnie wygląda sytuacja w urzędach prowadzących bezpośrednią obsługę mieszkańców. W wielu przypadkach obecność pracowników na miejscu pozostaje niezbędna.

Dlatego projektowanie biur dla sektora publicznego wymaga indywidualnego podejścia i dokładnej analizy sposobu funkcjonowania każdej instytucji.

Model gabinetowy nadal pozostaje wyzwaniem

Charakterystycznym elementem wielu urzędów pozostaje tradycyjny układ gabinetowy.

Przez lata był on standardem w administracji publicznej. Indywidualne pokoje zapewniają większą prywatność, łatwiejszą ochronę dokumentów oraz komfort wykonywapodczas prowadzenia rozmów z interesantami.

Jednak taki model wiąże się również z wysokimi kosztami przygotowania powierzchni pod potrzeby danej instytucji

Większa liczba pomieszczeń oznacza konieczność dostosowania  instalacji klimatyzacyjnych i wentylacyjnych, sieci teleinformatycznej, kontroli dostępu, jak również prac budowlanych, co przy obecnych kosztach prac budowlanych, stanowi to znaczący element kosztotwórzy umów najmu. 

Dodatkowo układ gabinetowy jest mniej elastyczny i trudniej dostosować go do zmieniającej się liczby pracowników.

Rozwiązania hybrydowe stają się nowym standardem

Coraz więcej instytucji decyduje się na model pośredni.

Nie oznacza on całkowitej rezygnacji z gabinetów, ale ich rozsądne połączenie z nowoczesnymi przestrzeniami wspólnymi.

W praktyce część stanowisk pozostaje w indywidualnych pokojach jedno lub kilkuosobowych, natomiast równolegle powstają sale spotkań, przestrzenie  projektowe oraz strefy współpracy wykorzystywane przez różne zespoły. Sektor publiczny widzi coraz większą potrzebę otworzenia się na biura znane z sektora prywatnego, gdyż rozumie, że walka o pracownika rozniez odbywa sie na pozikioe przestrzen biurowej. 

Takie rozwiązanie pozwala zachować poufność tam, gdzie jest ona konieczna, jednocześnie poprawiając efektywność wykorzystania całej powierzchni.

Technologia odgrywa coraz większą rolę

Nowoczesne biura dla sektora publicznego coraz częściej wyposażane są w rozwiązania technologiczne wspierające organizację pracy.

Do najczęściej wdrażanych należą:

• systemy rezerwacji sal konferencyjnych,
• rezerwacja stanowisk pracy oraz współdzielonych miejsc parkingowych
• elektroniczna kontrola dostępu,
• energooszczędne oświetlenie,
• monitoring wykorzystania powierzchni.

Dzięki analizie rzeczywistego wykorzystania biura instytucje mogą podejmować decyzje dotyczące dalszej optymalizacji zajmowanego metrażu.

Komfort pracy wpływa na jakość obsługi obywateli

Nowoczesne biuro nie służy wyłącznie ograniczaniu kosztów.

Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń poprawia również komfort pracy urzędników, i ułatwia współpracę międzywydziałową.

Lepsza organizacja pracy wpływa na dobrostan i efektywność, jakość wykonywanej pracy przez pracowników adm. publicznej. Coraz większą uwagę zwraca się także na ergonomię stanowisk pracy, dostęp do światła dziennego, odpowiednią akustykę oraz rozwiązania sprzyjające dobrostanowi pracowników.

Jak zaplanować biuro dla sektora publicznego?

Projektowanie powierzchni dla administracji publicznej wymaga znacznie więcej niż znalezienia odpowiedniej lokalizacji.

Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić analizę liczby pracowników, sposobu wykonywania obowiązków, poziomu wykorzystania biura oraz optymalizacji powierzchni biorąc pod uwagę praktykowaną pracę hybrydową.

Równie ważne jest określenie wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji, dostępności dla interesantów oraz przyszłych potrzeb instytucji.

Dobrze zaprojektowane biuro powinno być elastyczne i umożliwiać łatwe dostosowanie do zmian organizacyjnych bez konieczności przeprowadzania kosztownych modernizacji.

Podsumowanie

Praca hybrydowa stopniowo zmienia sposób funkcjonowania również sektora publicznego. Choć specyfika wielu instytucji nadal wymaga połączenia stref z gabinetami jedno lub kilkuosobowymi, coraz więcej urzędów dostrzega korzyści wynikające z bardziej elastycznego planowania przestrzeni biurowej. Półotwarte przestrzenie projektowe, współdzielone stanowiska pracy, sale spotkań wyposażone w nowoczesny sprzęt do wideokonferencji oraz strefy socjalne pozwalają lepiej wykorzystać dostępny metraż i ograniczyć koszty utrzymania biura.

Jednocześnie administracja publiczna musi zachować równowagę pomiędzy efektywnością przestrzeni, bezpieczeństwem danych oraz komfortem pracy. To właśnie dlatego przyszłość biur dla sektora publicznego będzie opierać się na rozwiązaniach hybrydowych, które łączą zalety tradycyjnego modelu gabinetowego z elastycznością nowoczesnych przestrzeni do współpracy.

Zaobserwuj nas na: Instagram, Facebook i LinkedIn.

Zachęcamy także do lektury naszego artykułu: Kurcząca się podaż powierzchni biurowych w centrum Warszawy wyzwaniem dla sektora publicznego