Wyłączna reprezentacja najemców – wywiad z Marcinem Wasilewskim, Managing Partnerem w Coldwell Banker Commercial Poland.

Jeszcze kilka lat temu wynajem biura był dla wielu firm przede wszystkim decyzją operacyjną. Dziś coraz częściej staje się elementem strategii biznesowej – wpływa na koszty, efektywność pracy, kulturę organizacyjną i zdolność firmy do dalszego rozwoju.

O tym, dlaczego rośnie znaczenie wyłącznej reprezentacji najemców oraz jak zmienia się rynek biurowy w Polsce, rozmawiamy z Marcinem Wasilewskim, Managing Partnerem w Coldwell Banker Commercial Poland.

Czym właściwie jest wyłączna reprezentacja najemców?

Wyłączna reprezentacja najemców to model doradztwa, w którym działamy wyłącznie po stronie najemcy – nie reprezentujemy właścicieli nieruchomości ani nie świadczymy usług zarządzania budynkami.

Dzięki temu nie występuje konflikt interesów, a wszystkie nasze działania są skoncentrowane wyłącznie na zabezpieczeniu interesu najemcy.

To bardzo istotna różnica. Na rynku nieruchomości komercyjnych wiele firm jednocześnie reprezentuje właścicieli budynków, prowadzi komercjalizację powierzchni i doradza najemcom. W praktyce oznacza to, że interesy poszczególnych stron często się przenikają.

My świadomie działamy inaczej. Nie sprzedajemy konkretnych budynków ani „wolnych powierzchni”. Naszym zadaniem jest znalezienie rozwiązania najlepiej dopasowanego do biznesu najemcy – niezależnie od tego, który budynek ostatecznie zostanie wybrany.

Dlaczego brak konfliktu interesów ma dziś tak duże znaczenie?

Bo decyzje dotyczące biura stały się znacznie bardziej złożone niż jeszcze kilka lat temu.

Firmy analizują dziś nie tylko lokalizację czy wysokość czynszu, ale również sposób pracy zespołów, model hybrydowy, przyszły rozwój organizacji czy efektywność wykorzystania powierzchni.

Coraz częściej okazuje się, że firmy płacą za biura, których realnie nie wykorzystują.

W takim środowisku niezależność doradcy ma ogromne znaczenie. Klient musi mieć pewność, że rekomendacje wynikają z analizy rynku i potrzeb organizacji, a nie z relacji biznesowych po drugiej stronie stołu.

Jak wygląda proces doradczy krok po kroku?

Zaczynamy od biznesu, nie od budynku.

Pierwszy etap to analiza organizacji i strategii środowiska pracy. Rozmawiamy o tym, jak funkcjonują zespoły, jakie są cele firmy, jakie problemy występują w obecnym biurze i jak przestrzeń ma wspierać organizację w kolejnych latach.

Dopiero później przechodzimy do rynku.

Analizujemy dostępne opcje, tworzymy shortlistę budynków i lokalizacji oraz porównujemy je nie tylko pod kątem ceny, ale również jakości, elastyczności umowy, kosztów operacyjnych czy potencjału dalszego rozwoju firmy.

Kolejny etap to negocjacje – i właśnie tutaj często pojawiają się największe różnice.

Firmy zazwyczaj negocjują wysokość czynszu, ale bardzo często pomijają kwestie elastyczności kontraktu, możliwości ekspansji, zapisów dotyczących wcześniejszego wyjścia z umowy czy realnych kosztów aranżacji powierzchni.

A właśnie te elementy potrafią mieć ogromny wpływ na biznes w perspektywie kilku lat.

Na końcu wspieramy klienta w całym procesie wdrożenia – od aspektów prawnych po workplace strategy, projekt biura i organizację przeprowadzki.

Jakie korzyści daje firmom wyłączna reprezentacja?

Największą wartością jest obiektywność i realna siła negocjacyjna.

Klient nie działa sam na rynku. Ma po swojej stronie partnera, który zna mechanizmy negocjacyjne właścicieli budynków, potrafi strategicznie porównywać oferty i rozumie długoterminowe konsekwencje poszczególnych decyzji.

W praktyce przekłada się to na:

• lepsze warunki finansowe,
• większą elastyczność umowy,
• ograniczenie ryzyk,
• lepsze dopasowanie biura do sposobu pracy organizacji,
• optymalizację kosztów operacyjnych.

Najdroższe biuro to często nie to z najwyższym czynszem – tylko to które jest źle dopasowane do firmy.

Kilka miesięcy temu zakończyliśmy projekt dla firmy technologicznej zatrudniającej około 200 osób w Warszawie. Klient przyszedł do nas z jedną ofertą, którą sam wynegocjował i był gotowy podpisać.

Poprosiliśmy o trzy tygodnie.

W tym czasie zidentyfikowaliśmy trzy alternatywne lokalizacje, przeprowadziliśmy równoległe negocjacje z dwoma właścicielami i ostatecznie uzyskaliśmy warunki o 18% korzystniejsze finansowo niż oferta najemcy – przy lepszej lokalizacji i dłuższym okresie bezczynszowym.

Jak zmienił się rynek biurowy w ostatnich latach?

Rynek przeszedł ogromną transformację.

Jeszcze kilka lat temu biuro było przede wszystkim miejscem pracy. Dziś stało się narzędziem do zarządzania organizacją.

Firmy oczekują przestrzeni, która wspiera współpracę zespołów, kulturę organizacyjną, pracę hybrydową i doświadczenie pracowników. Coraz większe znaczenie mają także elastyczność, technologia oraz efektywność wykorzystania powierzchni.

Widzimy również, że firmy podejmują dziś decyzje znacznie ostrożniej. Analizują więcej scenariuszy, zwracają uwagę na koszty ukryte i częściej patrzą na biuro w perspektywie kilkuletniej strategii biznesowej.

To powoduje, że rośnie znaczenie niezależnego doradztwa.

Jakie znaczenie ma doświadczenie zespołu Coldwell Banker Commercial Poland?

Od kilkunastu lat doradzamy najemcom w Polsce – od firm lokalnych po międzynarodowe korporacje i spółki skarbu państwa.

To doświadczenie pozwala nam patrzeć na projekt biurowy szerzej niż tylko przez pryzmat nieruchomości.

Rozumiemy, że decyzja dotycząca biura wpływa nie tylko na koszty najmu, ale również na efektywność pracy, employer branding, retencję pracowników czy możliwość skalowania organizacji.

Dlatego naszym zadaniem nie jest znalezienie „ładnego biura”. Naszym zadaniem jest stworzenie rozwiązania, które realnie wspiera biznes klienta.

Jakie są najczęstsze błędy firm przy wynajmie biura?

Najczęściej firmy rozpoczynają proces zbyt późno albo analizują zbyt mało opcji.

Drugim częstym błędem jest podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie wysokości czynszu. Tymczasem całkowity koszt biura obejmuje znacznie więcej elementów – od kosztów eksploatacyjnych po efektywność wykorzystania powierzchni, elastyczność kontraktu czy kosztów dostosowania.

Widzimy również sytuacje, w których firmy wybierają biuro odpowiadające ich obecnym potrzebom, całkowicie pomijając perspektywę rozwoju organizacji za dwa lub trzy lata.

A przecież decyzję o biurze podejmuje się raz na wiele lat, podczas gdy jej konsekwencje wpływają na organizację każdego dnia.

Dlaczego tenant representation będzie zyskiwać na znaczeniu?

Bo rynek dojrzewa.

Firmy coraz lepiej rozumieją, że wynajem biura nie jest wyłącznie transakcją nieruchomościową. To decyzja biznesowa, która wpływa na ludzi, kulturę organizacji i wyniki firmy.

W takim środowisku niezależny doradca przestaje być dodatkiem do procesu – staje się partnerem strategicznym.

I właśnie dlatego model wyłącznej reprezentacji najemców będzie odgrywał coraz większą rolę na rynku nieruchomości komercyjnych.

Zaobserwuj nas na: Facebook i LinkedIn.

Zachęcamy także do lektury naszego artykułu Coldwell Banker Commercial świętuje 120. urodziny!