Biuro w Warszawie 2026-2028: czas staje się ważniejszy niż budżet

IV kwartał 2025 roku był rekordowy pod względem popytu – wolumen transakcji przekroczył 300 000 m², a do użytkowania nie oddano ani jednego nowego biurowca. W ujęciu całorocznym rynek zamknął się z 810 000 m² wynajętej powierzchni i wskaźnikiem pustostanów na poziomie 9,1% – jednym z najniższych od lat. Za tymi liczbami kryje się jednak coś poważniejszego niż dobra koniunktura: strukturalna luka podażowa, która w latach 2026–2028 zacznie realnie wpływać na możliwości decyzyjne firm. Dla najemców poszukujących biura klasy A w centrum, okno możliwości już się zwęża. Zapraszamy do lektury artykułu, którego autorem jest Marlena Dubińska, Research & Advisory Manager, Coldwell Banker Commercial Poland.

Biuro w Warszawie 2026-2028

1. Luka podażowa: nie brakuje biur, brakuje dobrych biur

W IV kwartale 2025 roku do użytkowania nie oddano ani jednego nowego biurowca w Warszawie. To konsekwencja decyzji (lub ich braku) podjętych 3–4 lata wcześniej. Na koniec roku w budowie pozostawało zaledwie 196 000 m² powierzchni biurowej, czyli jeden z najniższych wolumenów od ponad dekady.

Prognozowana nowa podaż wygląda następująco: ok. 74 000 m² w 2026 roku, 72 000 m² w 2027 roku, 50 000 m² w 2028 roku. Dla porównania – w rekordowych latach 2018–2019 rynek wchłaniał rocznie 300–400 tys. m² nowej powierzchni. Aż 98% projektów aktualnie realizowanych koncentruje się na Woli, co oznacza, że geograficzna dywersyfikacja nowej podaży praktycznie nie istnieje.

Jednocześnie rynek traci istniejącą powierzchnię: szacuje się, że ok. 360 000 m² zostało wycofanych lub jest przeznaczonych do wycofania, a kolejne 406 000 m² planowanych projektów nie zostanie zrealizowanych – głównie ze względu na konwersję na funkcję mieszkaniową. W tej dekadzie Warszawa utraciła lub nie zyska blisko 700 000 m² powierzchni biurowej.

Wniosek praktyczny: Jeśli firma szuka modułu powyżej 1 000 m² klasy A w centrum, liczba budynków spełniających równocześnie kryteria lokalizacji, standardu ESG i dostępności metrażu jest ograniczona do kilku projektów. I ta liczba nie będzie rosnąć.

2. Polaryzacja rynku: centrum i peryferia to dwa różne rynki

Zagregowany wskaźnik pustostanów na poziomie 9,1% jest mylący. Kryje za sobą dwa zupełnie różne rynki współistniejące w tym samym mieście.

W strefach centralnych – Śródmieście i Wola (około 6%) – dostępna powierzchnia jest niemal całkowicie wchłonięta. Jeśli budynek spełnia kryteria lokalizacji, certyfikacji ESG i standardu technicznego, praktycznie nie ma w nim wolnych pięter. Na Służewcu wskaźnik pustostanów wynosi 18,2% i strefa ta skupia ok. 1/3 całej dostępnej powierzchni w Warszawie. Żwirki i Wigury: 15,2%. Część tej wolnej powierzchni to budynki starsze, wymagające modernizacji i podobnie jak w centrum – duże i nowoczesne moduły nie są łatwe do znalezienia, szczególnie gdy dojdą dodatkowe wymagania (np. wysoka liczba miejsc parkingowych).

Podobna polaryzacja dotyczy czynszów. W CBD stawki bazowe kształtują się na poziomie 26–32+ EUR/m²/miesiąc z lekką tendencją wzrostową w najlepszych budynkach. Wola to 22–28 EUR/m². Lokalizacje poza centrum – Mokotów, Ochota, Służewiec – oferują 10–19 EUR/m². Różnica między centrum a strefami peryferyjnymi sięga 10–15 EUR/m² miesięcznie, co przy 1 000 m² powierzchni przekłada się na 120 000–180 000 EUR rocznie. Do tego dochodzą opłaty eksploatacyjne: w nowoczesnych obiektach klasy A wynoszą 28–40 PLN/m²/miesiąc, w starszych budynkach 18–30 PLN/m²/miesiąc. 

Wniosek praktyczny: Porównując oferty z centrum i peryferii, warto analizować pełny koszt użytkowania – nie tylko stawkę bazową. Różnica czynszowa 10 EUR/m² może być częściowo niwelowana przez wyższe koszty eksploatacyjne, konieczność modernizacji lub kompromis lokalizacyjny wpływający na retencję pracowników.

3. Jak działać na tym rynku: decyzje, które warto podjąć dziś

Wysoki wolumen transakcji w 2025 roku – 810 000 m² wobec 738 000 m² rok wcześniej – nie świadczy o łatwości relokacji. Czwarty kwartał był rekordowy (ponad 300 000 m²), ale nawet w skali całego roku dominowały renegocjacje: 51% zawartych umów, a w samym IV kwartale aż 64%. Firmy częściej przedłużają obecne umowy, niż przeprowadzają się do nowych biur. Powód jest prosty: ograniczona podaż i rosnące koszty aranżacji sprawiają, że relokacja stała się trudniejsza i droższa.

Standardowe okresy najmu w nowych budynkach klasy A wynoszą dziś już 7 lat. Przy większych powierzchniach i projektach pre-let – 10 lat. Umowy trzyletnie stały się rzadkością i pojawiają się niemal wyłącznie w budynkach z podwyższonym poziomem pustostanów. To zmiana, którą wiele firm wciąż nie docenia przy planowaniu.

Co z tego wynika w praktyce? Kilka rekomendacji, które wypracowaliśmy dla naszych klientów:

1. Zacznij analizę rynku minimum 24 miesiące przed wygaśnięciem umowy – nie 12, nie 18. Przy obecnej dostępności modułów klasy A w centrum, to jedyne okno dające realną alternatywę negocjacyjną.

2. Buduj trzy scenariusze równolegle: renegocjacja z modernizacją, relokacja do istniejącego budynku, pre-let w projekcie w budowie. Każdy z nich ma inny horyzont decyzyjny i inny profil ryzyka.

3. Licz TCO, nie czynsz. Efektywność energetyczna, standard ESG, budżet fit-out, indeksacja, koszty mediów i elastyczność umowy – łącznie definiują koszt biura, nie stawka z pierwszej strony oferty.

4. Projektuj elastyczność w umowie. Klauzule podnajmu, opcje redukcji lub rozbudowy, możliwość przeniesienia w ramach portfela właściciela – w środowisku niepewności kadrowej i organizacyjnej mają wymierną wartość.

5. Traktuj decyzję o biurze jak decyzję strategiczną. Biuro wpływa na koszty pracy, retencję talentów i wizerunek firmy na 7–10 lat. Zlecanie tego procesu wyłącznie działowi administracji to błąd, który firmy popełniają coraz rzadziej. Rozważ analizę środowiska pracy. 

Prognoza: co nas czeka do 2028 roku

Warszawa wchodzi w kolejne lata jako rynek o rosnącej przewadze właściciela – ale tylko w segmencie prime w centrum. Poza centrum elastyczność pozostaje, ale kosztem kompromisów jakościowych. Nowe projekty będą powstawać selektywnie, głównie przez kapitałowo silnych deweloperów i w najlepszych lokalizacjach.

Dla najemców oznacza to jedno: czas decyzji ma wartość. Firmy, które zdecydują się na analizę procesową z odpowiednim wyprzedzeniem, zachowają realną siłę negocjacyjna. Firmy, które zaczekają na odpowiedni moment – będą negocjować w warunkach malejącego wyboru.

Prowadzimy procesy najmu zarówno dla firm rozważających relokację, jak i dla tych, które chcą wynegocjować lepsze warunki przedłużenia umowy. Jeśli Twoja umowa wygasa w latach 2026–2028 – warto porozmawiać teraz, nie za rok.

LINK DO RAPORTU

Zaobserwuj nas na: Facebook i LinkedIn.

Zachęcamy także do lektury naszego artykułu Coldwell Banker Commercial Nuvalu z nominacjami w czterech kategoriach EUROBUILD AWARDS – silna pozycja na rynku nieruchomości komercyjnych